Logiciel ERP et chaîne graphique : quel rapport ?

Qu’est-ce qu’un logiciel ERP ?

Un logiciel ERP est un outil qui permet aux entreprises de gérer ses différents flux et processus afin d’être mieux organisées.

Pour une définition plus précise, “ERP” en anglais se réfère à l’expression suivante “Enterprise Resource Planning” (Planification des ressources d’entreprise). En français, on parle aussi de PGI Progiciel de Gestion Intégrée.

Concrètement, un logiciel ERP ou PGI facilite la gestion des ressources d’une entreprise à bien des niveaux. Voici quelques exemples de fonctionnalités qui sont assurées avec ce type de logiciel :

• La gestion des ressources humaines et du temps de travail : salaires, congés, avantages sociaux ;
• La gestion des stocks et des matières premières, des commandes fournisseurs et des opérations de production ;
• La relation avec les clients, les prospects et partenaires : suivi des commandes clients, des devis, des factures, des paiements ;
• La gestion financière et comptable : budgets, comptes, déclarations fiscales ;
• La gestion de la production et sa qualité.

D’une manière générale, un logiciel ERP est un outil complexe mais qui est devenu nécessaire aujourd’hui dans une organisation. Il peut faire gagner de précieuses heures aux salariés : c’est la base du système d’information. Le logiciel permet d’augmenter la productivité en donnant rapidement accès à toutes les informations de l’entreprise à tout un chacun.

Pour les membres de la direction générale ou encore les responsables de services, le logiciel ERP est adapté pour le suivi et le reporting de l’activité. Associé à la business intelligence, il offre aussi des outils de prédiction pour aider à la prise de décisions stratégiques.

Chaîne graphique : quel logiciel utiliser ?

Le logiciel ERP a de nombreuses fonctionnalités et il est évident qu’il est comme une boussole pour les entreprises. Cependant, il faut bien comprendre qu’il n’intègre pas toutes les fonctionnalités dont une entreprise pourrait avoir besoin.

Prenons l’exemple des entreprises de l’industrie graphique qui fabriquent les emballages et les packagings.

Les enjeux de ce type d’industrie sont nombreux car un emballage d’un produit doit faire figurer un nombre important de données légales. De plus, des acteurs variés collaborent sur un tel projet graphique (services Achat, Marketing, R&D, Commercial…).

Ces entreprises qui gèrent des packagings peuvent donc profiter du logiciel ERP pour gérer la gestion des matières premières ou des ressources humaines. En revanche, pour gérer la production graphique, il faudra passer par un autre type de logiciel.

Des logiciels de gestion de la chaîne graphique existent et peuvent facilement être connectés à un logiciel ERP.

Loopz est une solution de pilotage des projets Artworks en entreprise qu’il est possible d’utiliser en parallèle d’un logiciel ERP classique.

Lorsque ces deux types de solutions de gestion sont exploitées ensemble, elles offrent aux entreprises des industries packaging (par exemple dans les domaines pharmaceutique ou cosmétique) :

• Une meilleure productivité et un gain de temps sur la gestion des projets ;
• Un suivi facilité de tous les projets grâce à la transmission des informations clés ou encore la gestion intégrée des versionings et des normes juridiques ;
• Un pilotage très précis des activités grâce aux différentes données clés accessibles en quelques clics.

💡A lire aussi: Comment implémenter un outil de gestion dans la pharmaceutique ?

Un logiciel ERP pour une meilleure organisation

Le premier avantage à l’utilisation d’un logiciel ERP est bien sûr la capacité à transformer la façon dont une entreprise travaille pour une meilleure organisation.

En effet, en unifiant toutes les données importantes d’une structure au même endroit et de façon numérique, il est possible de gagner du temps. Adieu les périodes de recherches ou de compilation d’informations manuellement, souvent sources d’erreurs !

De plus, aujourd’hui, ce qui fait la force des logiciels ERP, c’est bien sûr leur capacité à automatiser la collecte des informations. En temps réel, les membres opérationnels d’une entreprise peuvent connaître le rythme de production d’un élément ou les besoins à combler au service Achat.

Pour augmenter la productivité

Qui dit meilleure organisation, dit également meilleure productivité.

Grâce à l’apport de l’automatisation et d’un environnement de travail unique, les employés des entreprises peuvent se consacrer à d’autres tâches productives. Ils peuvent aussi produire plus rapidement.

Car la centralisation des données d’une entreprise à un seul endroit est bénéfique : les instances décisionnelles peuvent plus facilement anticiper et prévoir et prendre des décisions en conséquence.

💡À lire aussi : Comment optimiser son temps de travail sur des projets Artworks ?

Optimisation et sécurisation des données

Un progiciel de Gestion Intégrée est vivement recommandé pour protéger les données sensibles d’une entreprise.

D’une part, ces systèmes ERP sont conçus au moyen de normes de sécurité et de gestion des risques et de pannes très fortes. Un gros travail est également fait pour prévenir les attaques ou les intrusions dans ces logiciels.

D’autre part, la fin de la collecte de données manuelles permet d’éviter les erreurs ou d’avoir à effectuer des recherches et des corrections laborieuses.

Une collaboration plus importante au sein de l’entreprise

Le PGI ou ERP se présente sous la forme d’une interface unique. Ainsi, toutes les parties prenantes d’une entreprise peuvent y accéder, selon leur service. Par exemple, le service Achats y contribue les informations sur les matières premières, quand les équipes Ressources Humaines y intègrent les notions de durées de travail.

En permettant à toute une entreprise d’accéder au même outil, il est évident que la collaboration est plus fluide entre les équipes.

Chacun à accès aux mêmes bases de données, laissant ainsi les services et les employés avec le même niveau de connaissance.
Certaines solutions erp intègrent aussi des outils de gestion de projet ou de communication pour collaborer plus facilement (suivi de projet, partage de fichiers, chat…).

Interconnexion logiciel ERP avec API

Nous l’avons évoqué dans la première partie de cet article : un logiciel erp peut très facilement se connecter à un autre type de logiciel métier complémentaire (logiciel de gestion des prix, de la chaîne graphique, gestion automobile, etc.)

Cette interconnexion logicielle peut se faire via une API (interface de programme d’application).

Concrètement, l’API reçoit les demandes de mises à jour d’informations du logiciel tiers et les renvoie vers le logiciel ERP en assurant la sécurisation de l’échange de données. Ainsi, toutes les données nécessaires au bon fonctionnement du logiciel tiers peuvent circuler via l’API. Par exemple, les données clients, les données produits ou transactionnelles.

Tous les logiciels erp classiques disposent de leur propre API pour répondre à tous les besoins d’interconnexion d’une entreprise.

✅ Les avantages de l’interconnexion avec une intégration API :

• C’est une méthode dynamique : les mises à jour sont effectuées automatiquement : les équipes sont alors certaines de travailler avec des données fiables ;
• Les API agissent comme des traducteurs pour traduire les données de l’erp vers le logiciel tiers.

❌ Les limites de l’interconnexion avec une intégration API :

• Connecter deux types de logiciels via une API doit se faire automatiquement avec l’aide de spécialistes de la programmation ;
• Une API complexe nécessite l’intervention et le suivi régulier de son bon fonctionnement auprès des mêmes spécialistes de la programmation.

Interconnexion via l’import de fichiers plats type CSV

La seconde solution pour interconnecter deux interfaces techniques comme un logiciel PGI et logiciel de suivi de la chaîne graphique, est l’import de fichiers.

Continuons l’explication avec cet exemple :

Dans le cas d’un logiciel de suivi de la chaîne graphique, les données qui pourraient être échangées sont les suivantes :

• Les codes articles pour identifier les produits et les packagings ;
• La liste des ingrédients de formulation ;
• Les plans techniques et les numéros de surfaces décorables ;
• Les traductions ;
• Les prix…

Quand on souhaite connecter ces informations au logiciel ERP, on peut les exporter sous forme de tables et de fichiers (.csv, .xml ou .jsn) et les mettre sur un serveur. Les données peuvent alors être récupérées et on peut programmer leur mise à jour tous les soirs par exemple.

Le processus, bien que plus simple qu’avec une API, n’est pas véritablement “manuel”. Ici, les données sont automatiquement traduites et exportées vers le logiciel erp sur le long terme.

✅ Les avantages de l’interconnexion via import de fichier plat :

• C’est la façon la plus simple à mettre en place dans une entreprise ;
• La gestion et l’entretien de ce type d’interconnexion est plus facile : peut-être gérée par le service informatique/gestion de l’information de l’entreprise elle-même.

❌ Les limites de l’interconnexion via import de fichier plat :

• Le système d’échange de données est automatique mais il peut être nécessaire de contrôler les possibles erreurs de transfert ;
• Lorsqu’il y a un grand nombre de données à “transférer” sur le logiciel, il faudra prendre un temps pour nettoyer les données non nécessaires afin qu’elles ne perturbent pas la transmission des informations ;
• Moins de réactivité en temps réel dans le suivi des informations.

Vous cherchez à connecter votre logiciel ERP avec une solution pour mieux gérer vos projets Artworks et packagings ? Loopz s’intègre parfaitement aux logiciels ERP existants sur le marché.

Toutes les entreprises qui choisissent notre solution constatent des gains de productivité dans la gestion de leurs projets. Il y a également moins d’erreurs grâce à nos différentes fonctionnalités (mode collaboratif, workflows multiples, comparateur de versions, de textes et EXE/BAG…).