Comment travailler le workflow de gestion de vos packagings ?

Qu’est-ce qu’un workflow de gestion ?

Le terme workflow désigne en français “flux de travail”. Dans le milieu professionnel, l’expression workflow a commencé à être employée dans les années 1980, avec les prémices de la digitalisation des entreprises.

En effet, travailler en utilisant les workflows a été possible à partir du moment où les ordinateurs se sont imposés dans les entreprises, ainsi que les e-mails et plus tard : les logiciels qui fonctionnent grâce au cloud.

Concrètement, un logiciel de workflows aide les entreprises à remplacer des tâches autrefois réalisées manuellement. L’exemple parfait est celui de la signature de documents.

Dans une organisation qui fonctionne sans système établi, récolter une signature peut être très long et fastidieux. D’abord, avec le papier, on peut perdre la trace de la personne qui a lancé la demande de facture. Puis, on ne peut pas vérifier concrètement si toutes les personnes qui devaient voir le document en ont eu la possibilité.

En automatisant un workflow, chaque individu est acteur du circuit de validation. Dans le cas de la signature, le document est transmis à toutes les personnes concernées. Ces personnes reçoivent une notification et l’expéditeur est notifié une fois la signature réalisée.

In fine, le système de workflows permet de suivre en temps réel les flux de travail grâce à un enchaînement d’étapes liées à des données.

De plus, le workflow de gestion rend possible la modélisation et la gestion de processus métiers spécifiques.

Pourquoi optimiser ses workflows dans le cadre de la conception de packaging ?

Les entreprises des secteurs de la cosmétique et de la pharmacie sont soumises aux tendances de consommation actuelles. Aujourd’hui, l’industrie doit se réinventer en créant des produits plus rapidement, mais aussi en suivant les demandes des consommateurs en termes de transparence et d’innovation.

Pour garantir une vitesse importante de mise sur le marché de nouveaux produits, les entreprises ont tout intérêt à automatiser leurs flux de travaux grâce à des solutions logicielles adaptées pour la conception de produits et d’emballage.

Dans ce cadre, ces logiciels vont permettre :

• D’obtenir des méthodes et des modes de validation et des processus opérationnels ;
• De suivre les délais de mise sur le marché des produits ;
• De mettre en place des règles pour assurer la sortie des produits dans les temps

Grâce à un logiciel de workflow adapté à son activité, une entreprise des secteurs pharmaceutiques ou cosmétiques peut devenir plus efficace. Précisément, grâce à un suivi des flux de travail complètement digitalisé, chaque partie prenante de l’entreprise peut accéder aux tâches à accomplir, les examiner et les traiter.

De plus, les outils de gestion de workflows sont configurés de telle sorte qu’ils permettent de suivre les réglementations en vigueur. Pour les produits cosmétiques et pharmaceutiques, certains logiciels intègrent les réglementations et les audits des données.

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Une diminution des risques d’erreurs

Le développement de packaging ou de produits cosmétiques et pharmaceutiques est une activité exposée aux risques.

En effet, il pèse sur les fabricants une pression face aux erreurs réglementaires ou graphiques. Une erreur d’emballage peut être très coûteuse pour une entreprise. Il n’est pas rare qu’elle entraîne un rappel produit voire un problème juridique.

Le rôle du logiciel de workflows est justement de réduire ces risques et les coûts et litiges qu’ils peuvent entraîner. Comment ?

• En permettant à l’ensemble des équipes graphiques et marketing de vérifier chacun des visuels qui seront imprimés. Pour cela les logiciels de workflows embarquent avec eux des outils très précieux, notamment le comparateur de versions, de textes et EXE/BAG ;
• En intégrant dans le processus métier les équipes réglementaires et juridiques dès le départ grâce à un suivi de validation et d’envoi de notifications précis ;
• En évitant d’avoir recours aux e-mails ou aux échanges téléphoniques qui peuvent être source d’erreurs. Avec ce type de logiciel, chaque partie prenante peut commenter les versions des emballages. On garde alors un suivi des commentaires, des mises à jour et il est toujours possible de revenir en arrière en cas de besoin. La collaboration est facilitée.

Un suivi et une visibilité efficaces

Travailler avec un workflow précis offre un cadre de travail aux acteurs impliqués dans la réalisation de packaging et de produits.

En effet, on peut savoir à quelle étape du processus de conception on se trouve. On peut aussi observer les phases qui fonctionnent ou identifier au contraire les étapes qui génèrent des retards.

Le workflow est connu de toutes les équipes et chacun peut effectuer les tâches nécessaires en temps et en heure. Il est d’ailleurs possible d’intégrer au workflow des partenaires externes à l’entreprise. Par exemple, pour le suivi de l’impression chez un prestataire, on peut autoriser les personnes à avoir accès aux épreuves et aux dernières versions des emballages avant impression du BAT.

Grâce à un logiciel de workflows, toutes les équipes collaborent ensemble, sur le même outil. Il n’y a donc plus un envoi de PDF par e-mail d’un côté, le suivi juridique sur un document Excel de l’autre, ou des comptes rendus de réunions de brief graphique sur le serveur de l’entreprise.

Désormais, les équipes produits, qualité, juridique, marketing, ventes, logistiques, DSI et achats travaillent sur un même système. Il y a donc un seul outil à consulter qui enregistre toutes les modifications effectuées. On peut revenir en arrière au besoin, on peut annoter le travail, communiquer, valider une épreuve à l’aide de la signature électronique SSO…

En somme, toutes les validations, les modifications, les communications et les processus des flux de travail de l’entreprise sont transparents et accessibles à tous.

Une meilleure définition des responsabilités de chacun

Enfin, avec la gestion informatique des flux de travail, il est plus simple de définir les rôles de chaque partie prenante.

Au moment de la conception des workflows, on identifie qui sont les personnes à intégrer dans les flux. Ainsi, chaque personne connaît ses tâches à réaliser et ses échéances.

Et on le sait : des rôles et des responsabilités bien claires permettent aux équipes d’être plus performantes et de faire moins d’erreurs car elles connaissent leurs délais à l’avance.

De plus, la modélisation de workflows facilite la visualisation des étapes de travail en temps réel avec les tâches et les règles de validation associées.

Il n’y a donc plus de doute pour suivre la bonne évolution d’un projet. Les intervenants du workflows sont informés de leurs délais et de leurs missions. En définitive, le workflowmanagement améliore le travail en équipe.

Les questions à se poser avant d’opter pour un logiciel de workflows

Vous êtes une entreprise dans le secteur de la cosmétique ou pharmaceutique ?

Avant de vous lancer dans l’utilisation de logiciel de gestion de vos flux de travail, il est recommandé de prendre un temps pour faire le point.

Voici trois questions à vous poser avant d’aller plus loin :

• Quels sont vos objectifs en utilisant un logiciel de workflows ? Souhaitez-vous améliorer ou affiner vos flux de travail ? Recherchez-vous la performance (meilleur time-to-market), une meilleure collaboration, la réduction des erreurs ? Il est important de bien identifier ses objectifs pour les suivre sur le long terme ;
• Quels sont les éléments de votre flux de travail actuel qui posent problème, quels sont les “goulots d’étranglement” ? Ce sont justement sur ces flux qu’il faudra déployer la plus grande vigilance. Pour ce faire, prenez un temps pour faire des enquêtes métiers auprès de vos équipes ;
• Quelles sont vos contraintes actuelles ? Les contraintes peuvent être d’ordres techniques ou organisationnelles. Par exemple, vous utilisez un logiciel actuel qui ne vous apporte pas satisfaction, ou encore vous avez sous-traité une partie de votre process à un studio externe.

Pour bien se lancer dans l’optimisation de ses flux de travail, il faut avoir conscience des processus qui fonctionnent et de ceux qui entraînent des problèmes.

Bien préparer l’optimisation de son workflow

Si le changement vers un logiciel de workflows s’impose pour vous, alors vous pouvez commencer dès à présent à préparer l’optimisation de votre workflow.

Pour ce faire, notre premier conseil est de bien garder en tête vos objectifs à chaque étape du processus. En effet, au fil de l’avancée du workflow, vous devez avoir un objectif abouti qu’il est possible de suivre à l’aide de données chiffrées ou d’informations (par exemple : la signature de validation marque la fin d’une étape).

En général, on mesure l’efficacité d’un workflow grâce à des indicateurs clés de performance tels que le suivi du budget, le time-to-market, ou encore le nombre d’erreurs.

De plus, il vous faudra bien identifier les personnes ressources dans vos équipes. Chaque membre de l’équipe doit avoir un rôle défini et avoir l’accès aux ressources adéquates pour exécuter son travail.

Pour éviter de mettre sous pression les équipes, prenez le temps d’estimer au plus juste les délais entre chaque étape du workflow. Chaque décision ou chaque cycle d’examen peut être estimé en s’appuyant sur votre expérience passée.

Vous définirez ensuite des règles automatiques (règles de validation, de routage ou d’avancée) qui seront des piliers pour faire avancer votre activité.

Enfin, faites le point sur les besoins de vos équipes en termes techniques. C’est cela qui vous fera vous tourner vers une solution, plutôt qu’une autre. Quelles sont les fonctionnalités essentielles pour que vos équipes soient productives ? (exemple : connexion aux outils API/ERP, gestion de stocks, de commandes, etc).

Pourquoi l’optimisation du workflow est indispensable

Optimiser son workflow et s’équiper d’une solution logicielle pour cela est particulièrement intéressant pour les entreprises.

Pour les industries pharmaceutiques et cosmétiques, précisément, intégrer un logiciel de workflows va servir à :

• Éliminer les redondances pour obtenir un processus simple et linéaire : lorsque l’on a des flux de travail peu clairs, les équipes peuvent perdre du temps et de la motivation. Éviter les redondances favorise un travail plus agile. Lorsque l’on a réussi à créer un flux de travail simple, on peut facilement ajouter de nouveaux flux. Plusieurs flux peuvent alors fonctionner simultanément, sans que cela ne pose de problème dans l’organisation ;
• Corriger les goulots d’étranglement : toutes les entreprises redoutent ces points de friction où le travail prend du retard et où elles perdent nécessairement de la rentabilité sur le projet. L’optimisation du workflows évite de voir s’accumuler des tâches à un moment précis du processus de conception ;
• D’automatiser les tâches répétitives pour réduire les coûts : ce qui peut être automatisé doit l’être afin de dégager du temps aux équipes. Elles pourront se concentrer sur des tâches avec une vraie valeur ajoutée. Ainsi, la culture de travail est améliorée : les équipes passent moins de temps à vérifier des données, corriger des erreurs ou signer des documents.

Alors, prêts à améliorer votre workflow management ? Demandez l’accompagnement de Loopz, logiciel spécialisé dans la gestion des flux de travail dans les industries de la cosmétique et de la pharmacie. Nous vous aiderons à faire le point sur vos processus.

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