Bien choisir votre logiciel de gestion de projet pour vos artworks

Logiciel de gestion de projets artworks : de quoi parle-t-on ?

Un logiciel de gestion de projets artworks est un outil pour gérer le processus de création d’emballages produits de A à Z.

La création de packaging est aujourd’hui si complexe qu’il devient essentiel d’utiliser un logiciel de gestion. En effet, chaque produit emballé nécessite une réflexion approfondie : validation et intégration du design, choix des illustrations, rédaction des textes, gestion des traductions… Cela demande aussi une grande vigilance pour la mise en conformité réglementaire. Pour mener à bien un tel projet, plusieurs niveaux de validation sont nécessaires.

Or, une erreur sur un emballage, un retard de validation, une mauvaise communication entre les acteurs… Et c’est du temps de perdu pour la sortie du produit sur le marché ! C’est pourquoi les outils de gestion de projet s’imposent.

Le plus souvent, ce type de logiciel est doté de fonctionnalités pensées pour faciliter l’administration d’un projet :

1. Planification de projet et vision globale : il est possible de planifier le projet de réalisation d’Artworks avec un système dynamique de gestion des tâches et d’affectation de celles-ci aux différents utilisateurs ;
2. Communication équipe et prestataires : les logiciels intègrent des espaces de commentaires ou de retours pour éviter les nombreux allers-retours d’e-mails entre les collaborateurs ;
3. Gestion des ressources : il est possible de gérer efficacement toutes les ressources du projet (documentaires, humaines, matérielles, financières).

Pourquoi utiliser un outil de gestion de projet ?

Lorsqu’ils sont déployés dans une entreprise, les outils de gestion de projet, sont généralement salvateurs pour les équipes et le chef de projet ou product owner.

À eux seuls, ces logiciels permettent de remplacer plusieurs applications utilisées dans une organisation. Par exemple : un tableur Excel de gestion suivi de projet, un logiciel de messagerie, un CRM, etc.

Les bénéfices de ces logiciels sont nombreux. Ils donnent lieu à :

• Une gestion plus efficace des projets Artwork en améliorant la planification des ressources grâce à des fonctionnalités variées (workflows multiple, timeline et planning avec deadlines et alertes, dashboard…) ;
• Une collaboration plus fluide au sein des équipes projets en interne et en externe avec les sous-traitants et partenaires divers. Cela est rendu possible grâce à une interface de suivi du projet : chaque personne sait ce qu’il doit faire et il peut commenter, modifier ou valider un projet en fonction des missions qui lui sont attribuées ;
• Une accélération du time-to-market des projets : les interfaces de suivi de projet sont pensées pour améliorer la productivité des projets. À titre d’exemple, un projet packaging pour les secteurs cosmétique ou pharmaceutique qui se déroule sur la solution collaborative Loopz permet de créer jusqu’à 30% de projets en plus avec 75% d’erreurs en moins !

Déterminer les différentes parties prenantes au projet et leurs besoins

Pour bien choisir le prochain outil qui accompagnera vos projets Artworks, il faut commencer par s’interroger sur tous les acteurs du projet :

• Qui sont-ils (internes et externes à l’entreprise) ?
• Quels sont leurs besoins et leurs difficultés dans le suivi des projets ?
• Quels outils utilisent ces acteurs au quotidien ?
• Qui sont les profils décisionnaires ? Comment sont réalisées les sessions de validation de flux ?

Ce premier travail de mise au point et d’enquête de terrain auprès des équipes va permettre de trouver une solution sur-mesure aux besoins de chacun.

En effet, il faut avant tout opter pour une solution logicielle qui répondra aux besoins de ceux qui utilisent le logiciel au quotidien : équipes marketing et packaging, juridiques et réglementaires, logistiques et supply chain, DSI, achats…

Les logiciels de gestion de projet offrent des fonctionnalités variées et chacun doit pouvoir apprécier les possibilités du logiciel. Il favorise le travail d’équipe pour tous.

Lister les différentes fonctionnalités à avoir pour le développement de packaging

Maintenant que vous avez une idée précise de tous les acteurs qui collaborent sur un projet artwork, vous connaissez leurs besoins.

Demandez-vous désormais quelles sont les fonctionnalités essentielles pour la réussite d’un projet dans votre structure.

Voici des exemples de fonctionnalités classiques pour un outil de gestion Artworks :

• Accès en ligne à l’interface via le cloud pour permettre à chacun d’y avoir accès même dans une organisation de travail à distance ;
• Gestion documentaire et iconographique grâce à un système d’import/export et d’archivage facilité ;
• Outil de suivi de projet : pour que chaque personne connaisse l’état d’avancement du projet ;
• Outil de comparaison de version pour faciliter les phases de relectures.

Favoriser les outils collaboratifs et adaptés aux processus métiers

Idéalement, une gestion des artworks est plus aisée avec des outils qui favorisent la communication entre chaque partie prenante du projet. Veillez à choisir une solution logicielle collaborative qui facilite les étapes de validation (envoi de notifications et alertes en temps réel par exemple).

Les parties prenantes pourront abandonner les échanges d’e-mails. En effet, les validations par e-mails sont souvent sources d’erreurs. Avec les e-mails, il est difficile de conserver un historique des retours et d’être certain que toutes les parties prenantes ont consulté l’épreuve avant validation.

De plus, optez pour une solution qui répond aux besoins de vos processus métiers.

Par exemple, dans le cas des entreprises de création de produits de beauté, elles apprécient bénéficier de workflows automatiques ou encore de gestion des traductions des textes.

Préférer les outils qui permettent le pilotage des performances et des ressources

L’outil de gestion de projet idéal dans le domaine de la création d’éléments marketing intègre des outils de gestion des ressources.

En effet, vous devez pouvoir gérer les stocks et les commandes en cours. Cela doit être facile d’accès et surtout accessible à tout moment pour le bon déroulé du projet.

De même, pour la bonne gestion financière du projet, il est utile d’avoir accès aux KPI métiers, aux budgets et aux ressources en temps réel.

Avoir un outil sécurisé et suffisamment performant

Les données d’un projet artwork sont sensibles et confidentielles.

Pour éviter toute fuite et se prémunir de tout problème réglementaire, il convient de choisir une solution sécurisée. Comment s’en assurer ?

1. Opter pour une solution avec un hébergement ultra-sécurisé ;
2. Dans le domaine de la santé : choisir une entreprise avec la certification HDS et certification EU GMP ;
3. Préférer une entreprise qui a un service client accessible 24h/24 en cas de besoin ;
4. Sélectionner un outil qui procède à l’historique automatique des données et des flux.

Opter pour un outil évolutif

Si vos besoins sont limpides aujourd’hui, peut-être évolueront-ils demain ? Pour anticiper cela, optez pour une solution de gestion artwork évolutive.

Cela signifie une solution qui vous permettra de créer de nouveaux flux de travail si vous en avez besoin, d’intégrer de nouvelles métadonnées automatiquement ou encore de faire collaborer de nouveaux utilisateurs en cours de projets.

En somme : optez pour un service qui s’adapte à votre organisation et qui vous permettra d’évoluer avec vous, quelle que soit la complexité de votre entreprise.

Gérer les spécifications d’emballage

Loopz est un logiciel de gestion d’artworks qui centralise toutes les informations nécessaires pour la conception et le suivi des projets d’emballages.

Il regroupe :

• Les tâches en cours, à faire ou passées pour le suivi de gestion de projet ;
• Les informations (versionning, méta données, sources…) ;
• Les supports (packagings, PLV, print, vidéo, audio…) ;
• Les fonctions (réglementaire, juridique, marketing, traduction…).

La gestion de toutes ces informations permet de s’adapter pleinement aux contraintes de la conception des emballages.

La collecte et le stockage de toutes ces informations liées au projet se font simplement et de façon sécurisée.

Ainsi, les spécifications, informations de composition, briefs graphiques, traductions, données d’impression, versions EXE/BAG sont accessibles en quelques clics. Si toutes ces informations sont bien conservées dans un même lieu, elles peuvent aussi être exportées en quelques clics, vers un outil métier (ERP, PIM ou DAM) par exemple.

Avec Loopz, tous les documents sont centralisés sur la même plateforme et sont visibles par toutes les parties prenantes autorisées à accéder aux informations. Il est possible de rendre accessible des informations ou de les masquer, en fonction du profil de l’utilisateur.

Gérer la collaboration entre les parties prenantes et fournisseurs

Nous l’avons bien compris : un projet artworks, c’est un nombre important de personnes impliquées ! Pour que tout ce monde puisse travailler efficacement, il faut faciliter la communication entre chaque personne.

Loopz permet notamment aux équipes :

• De créer et de suivre des projets artworks ou produits de la phase de conception à leur impression ;
• D’annoter, de modifier et de communiquer sur un projet en cours ;
• De briefer et débriefer à tout moment ;
• D’ajouter des fichiers complémentaires à la bibliothèque média d’un projet ;
• La mise à jour automatique des fiches articles ;
• La possibilité de signer automatiquement avec la signature électronique SSO.

De plus, avec Loopz, il est possible d’intégrer n’importe quel partenaire à l’outil, qu’il fasse partie de l’entreprise ou non. Il sera alors possible de lui attribuer des droits d’accès spécifiques. C’est une option idéale lorsque vous travaillez avec un studio graphique externe ou encore avec une agence de communication.
In fine, les modules de collaboration du logiciel de gestion de projet simplifient les échanges entre les individus. C’est prouvé : ceux qui utilisent notre solution enregistrent moins d’erreurs. Jusqu’à 75% d’erreurs en moins sur les projets !

💡À lire aussi : Quels outils collaboratifs choisir pour vos projets artworks ?

Créer automatiquement des étiquettes et artworks conformes

Grâce au logiciel de gestion de projet Loopz, les documents et données sont centralisés au même endroit et mis à jour en temps réel. Pour les équipes produits, c’est un gain de temps conséquent.

Ainsi, la liste des ingrédients d’un produit, la description produit, le poids, les textes publicitaires sont visibles et peuvent être ajoutés aux étiquettes et artworks simplement.

De plus, la liste des ingrédients peut être ajoutée à un emballage en respectant la classification International Nomenclature of Cosmetics Ingredients dans le cas d’un produit cosmétique. Le tout est également conforme aux règles que l’entreprise décide d’appliquer notamment en termes de charte graphique (format, couleur, police, taille, etc).

L’outil est pensé pour gérer les traductions afin que les étiquettes et emballages produits soient traduits dans plusieurs langues.

Enfin, notre logiciel de gestion de projets Loopz est conforme aux normes ISO 9001, 27001 et GMP/ 21 FDA CFR. Il intègre les éléments d’audit trail, d’enregistrement de données et de signatures électroniques obligatoires.

Personnaliser et modéliser des workflows facilement

Chaque entreprise a des workflows spécifiques et propres à la création de ses produits. Loopz agit comme un assistant de gestion de projet intégré à l’entreprise qui facilite la modélisation de n’importe quel type de processus, complexe ou non.

On peut par exemple imaginer un workflow au sein même d’une structure : pour les commerciaux, pour une filiale, pour un partenaire, pour modéliser les échanges usine/sous-traitants…

Les possibilités de personnalisation sont infinies : wordings, arborescences de produits, workflows, fiches articles, champs associés aux artworks, etc.

Des workshops réalisés en amont de l’installation de notre solution permettent de vous guider dans l’optimisation de vos processus de création et de validation.

Optimiser le processus de chaîne graphique

Les utilisateurs en charge de la conception de l’emballage peuvent bénéficier d’un vrai support sur notre interface de gestion de projet. En effet, l’outil offre une vision globale du projet avec les différentes étapes et les workflows en cours.

Les utilisateurs peuvent accéder à leur dashboard spécifique où ils reçoivent des notifications en fonction de leurs missions.

Du côté de la conception graphique en tant que tel, le logiciel est pensé pour optimiser et automatiser ce qui peut l’être.

Voici quelques exemples de fonctionnalités appréciées par les pôles graphiques :

• Création de modèles ;
• Datas dynamiques (MAJ automatique des fiches articles) ;
• Fiches articles dynamiques avec méta données ;
• Gestion et visualisation multi-supports : jpeg, PDF, MP4, MP3, HTML… ;
• Versionning illimité ;
• Comparaison de versions ;
• Circuit de validation et envoi de notifications ;
• Base de données réglementaire et légale…

Éviter les erreurs

Avant l’installation de notre logiciel de gestion de projets, nos entreprises partenaires fonctionnaient avec des outils non adaptés.

Les designers partageaient les informations par e-mail, sur des documents de traitement de texte ou des tableurs… Le résultat était souvent source d’erreurs : un mauvais copier/coller est si vite arrivé !

Désormais, tous les fichiers sont liés à un workflows spécifique qui intègre des outils de contrôle automatique à chaque étape. D’un point de vue réglementaire, on s’approche alors du risque 0 ! Comment cela est-il possible ?

Les outils de contrôle automatique offrent une nouvelle sécurité :

• Comparaison de versions : comparaison de plusieurs versions, de textes et EXE/BAG, comparaison de couleurs, de polices, de codes-barres, de taille de contenu… ;
• Base de données réglementaire pour être en conformité ;
• Base de données de traduction et suivi de leurs validations pour s’assurer de leur bon déroulement ;
• Outil “rechercher/remplacer” pour faciliter la mise à jour ;
• Affichage des datas dynamiques avec la mise à jour automatique des fichiers…

Création de rapports

Pour le suivi de l’activité et la bonne gestion des ressources financières, humaines, matérielles, Loopz intègre des outils de pilotage de la performance.

Vous pouvez générer rapidement des reportings en analysant les données relatives aux projets d’emballages, aux workflows, aux stocks, ou aux utilisateurs. L’outil vous offre le suivi de nombreux indicateurs clés de performance, de budgets et de ressources.

Vous pourrez par exemple prendre connaissance depuis la plateforme du nombre de projets menés à bien, du time-to-market moyen, du nombre de projets avec retard, des informations sur les volumes ou les délais, etc.

Tous les rapports peuvent ensuite être exportés pour être intégrés à vos autres outils métiers (outils de gestion par exemple).

💡À lire aussi : Comment piloter la performance de vos projets Artworks ?

Un outil sur-mesure et sécurisé

Notre solution est incroyablement simple à configurer pour offrir à nos clients une expérience personnalisée. Nous accompagnons les organisations pour créer un produit sur-mesure qui s’adapte à l’entreprise.

Pour ce faire, nous commençons par réaliser un cahier des charges qui liste toutes les fonctionnalités à imaginer. Nous complétons cette étape par la réalisation de workshops pour vous aider à optimiser votre organisation interne et en collaboration avec vos prestataires.

La solution Loopz est conçue pour être activable le plus rapidement possible afin que vous puissiez en tirer les bénéfices au plus tôt. Vous serez accompagné par un consultant dédié qui sera votre interlocuteur. Notre but est de vous fournir un outil qui optimise toutes les étapes de production de votre création artworks.

Pour mener à bien ce projet et pour vous accompagner dans la phase d’intégration de notre outil, nous sommes là à chacune des phases :

• Établissement du cahier des charges et besoins de tous types de projets, peu importe la structure ou la méthodologie en place ;
• Paramétrage et développement ;
• Recette et pilote ;
• Formations, lancement et suivi Hypercare.

Vous souhaitez alléger la charge de vos projets artworks ? Loopz est la solution la plus experte de l’industrie. Elle s’adapte spécifiquement aux contraintes de la chaîne graphique et du packaging. Nous accompagnons les plus grandes entreprises de cosmétiques depuis plus de 10 ans. Demandez votre démonstration.