Quels outils collaboratifs choisir pour vos projets Artworks ?

Les outils collaboratifs sont des espaces de travail en ligne qui facilitent le travail d’équipe.

 

D’une part, ils offrent des fonctionnalités pratiques pour mieux gérer un projet. Ils sont aussi utiles pour une communication plus horizontale au sein d’une entreprise.

 

Dans le cas des outils collaboratifs spécifiques à des métiers, on remarque même qu’ils boostent considérablement la productivité des projets !

 

Précisément, pourquoi se servir de ces outils pour vos conceptions packaging ? Nous vous proposons une sélection de différents types d’outil collaboratifs pour vos projets Artworks. ⤵️

Date de publication 27/01/23

collaborer grâce aux outils
  • Sommaire
  • Pourquoi utiliser un outil collaboratif pour la gestion de projets artworks ?
  • Les outils collaboratifs pour vos projets artworks

Pourquoi utiliser un outil collaboratif pour la gestion de projets artworks ?

Centraliser les outils de travail et les documents

D’une manière générale, les outils collaboratifs sont très pratiques pour faciliter le travail en entreprise.

Ces outils peuvent être de plusieurs ordres : des outils désynchronisés pour échanger sur le suivi d’un projet, des outils de conférence vidéo, de gestion de projet ou bien de partage des documents.

Précisément, dans le domaine de la création de packaging, il convient de choisir des outils collaboratifs adaptés à la création et à la visualisation d’épreuves en équipe.

Certaines fonctionnalités seront aussi fortement appréciées et développées spécifiquement pour l’univers Artworks. Par exemple :

  • La gestion et le partage de fichiers sécurisés sur un même espace et importation facilitée des historiques ;
  • La simulation de facing en magasin ou en boutique ;
  • Le travail en temps réel sur les maquettes produits et cela même sur un fichier technique ;
  • Un gestionnaire de copie intégré qui enregistre chaque mouvement pour éviter de perdre un retour.

Sécuriser les données du projet

Dans un projet de conception packaging, les données (images, contenus textuels, logos, illustrations, etc) sont la matière première.

C’est pourquoi il est important d’avoir un espace sécurisé pour que l’entreprise et l’ensemble des personnes qui interviennent sur un projet Artworks puissent échanger ces données sans craindre une fuite.

Avec un outil dédié, sécurisé et conçu pour le travail collaboratif, l’accès aux informations confidentielles se fait seulement aux personnes autorisées.

Au cours d’un projet, les personnes qui disposent de l’accès peuvent consulter les documents à tout moment. On évite alors de passer par de nombreux échanges d’e-mails qui pourraient là également constituer un risque de sécurité pour l’entreprise.

Enfin, un outil de travail collaboratif s’impose aussi comme un atout pour garantir un accès égal à toutes les informations aux membres d’une équipe. Chacun peut suivre en temps réel les modifications apportées. Il n’y a pas de risque de personne mal informée ou isolée dans un échange d’e-mails. Les documents sont accessibles tout au long de l’avancement du projet.

Améliorer la communication entre les collaborateurs

Indéniablement, les outils collaboratifs sont pensés pour être utilisés à plusieurs, dans un cadre de collaboration.

Ces outils de travail permettent une communication plus fluide entre les acteurs d’un projet Artworks. Notamment grâce à des systèmes de messagerie instantanée intégrés, voire de visioconférence type Microsoft Teams.

Grâce à eux, on peut aussi envoyer des briefs ou gérer des tâches à partager et à assigner à d’autres utilisateurs.

Ces plateformes collaboratives ont l’avantage de centraliser toutes les discussions, les retours et les tâches en cours. Ce fonctionnement où la coopération est la norme évite aux équipes de perdre du temps entre des échanges d’e-mails longs et fastidieux.

Grâce aux plateformes, il est possible d’avoir un processus de création plus agile et efficace. On est loin des souvenirs où les équipes créatives travaillaient sur des productions de façon isolée et où le produit final était présenté une seule fois, tout à la fin du process de travail.

Avec la collaboration, toutes les mises à jour sont visibles par tous pour avancer ensemble pas à pas.

Mieux gérer les flux d’informations complexes

Le travail dans le secteur du packaging se fait au moyen de flux d’informations complexes.

Pourquoi ? D’abord en raison du nombre d’acteurs mobilisés sur chaque projet et qui ont des contraintes et des statuts très différents : équipes produits, commerciale, juridique, marketing, fournisseurs, clients…

De plus, chaque communication entre ces parties prenantes doit faire l’objet de plusieurs centaines d’échanges et règles de validation variées.

Enfin, de nombreuses contraintes légales sont à appliquer.

Les outils collaboratifs centralisent tous ces mouvements et flux d’informations complexes.

Fluidifier les processus de planification

On le sait, dans une entreprise, pour un projet donné, il peut parfois être difficile d’avoir une vue d’ensemble avec les différentes étapes à venir.

Les outils de gestion de projet intègrent cet enjeu et proposent des fonctionnalités pour piloter les budgets, les ressources, les stocks et bien sûr, les plannings !

Dans un souci d’amélioration continue et de recherche de pilotage de la performance, les logiciels peuvent alors être en mesure de donner accès à ces informations :

  • Combien de temps a été passé sur un projet ?
  • Qui a été en charge de quelles tâches dans ce projet ?
  • À quel niveau d’avancement du projet est-on à un moment donné ?

 

Autant d’informations pour mieux suivre le développement d’un produit ou d’un packaging.

Gagner du temps dans les projets Artworks

Dans la pratique, on estime qu’une équipe dédiée à la conception packaging passe au moins 50% du temps de conception au contrôle et à la vérification de chaque livrable. Un temps considérable qui pourrait être alloué à d’autres missions !

Aussi, l’utilisation d’outils collaboratifs permet de créer jusqu’à 30% de produits en plus grâce au temps économisé sur les projets.

La raison est simple : les outils collaboratifs peuvent lancer des procédures de contrôle automatiques. Lorsqu’un objet est validé, on ne peut plus revenir dessus facilement. Ce qui évite les erreurs malheureuses comme un changement de texte au moment de l’étalonnage des couleurs par exemple.

Les outils collaboratifs peuvent aussi embarquer des fonctionnalités de contrôle rapide comme le contrôle des unités de poids d’un produit en fonction du pays de vente. Un outil très pratique dans un contexte de travail international.

Obligatoirement, cela fait gagner du temps aux équipes pour qu’elles se concentrent sur d’autres tâches.

outils collaboratifs

Les outils collaboratifs pour vos projets artworks

Les outils collaboratifs généraux pour réussir des projets

Les outils collaboratifs de gestion de projet ont, comme leur nom l’indique, vocation à aider au travail de toutes les parties prenantes d’un projet.

En général, ce type d’outil rend possible :

  • La collaboration d’équipe ;
  • La planification au quotidien et sur le long terme au travers d’un système de planning et de suivi des étapes ;
  • Des rapports de suivi ;
  • Des systèmes de gestion de ressources.

 

Voici quelques exemples de logiciels reconnus dans ce domaine :

Asana

Asana est un outil de productivité qui fonctionne en ligne qui s’impose dans le paysage de la gestion de projet depuis 2008.

L’outil se distingue par ces quelques caractéristiques notables :

  • L’espace de travail Asana est réputé pour son minimalisme et sa clarté ;
  • Asana, dans une logique de connectivité, permet de connecter d’autres outils pour une gestion de projet plus fine : connexion à un logiciel de conversation type Slack ou bien d’autres outils comme Google Drive, Dropbox, etc ;

 

Monday.com

Monday.com est une autre plateforme de gestion de travail en ligne reconnue pour favoriser le travail d’équipe.

C’est un outil classique de gestion de projet sur lequel il est aussi possible de gérer des prospects, contacts et relations clients, de structurer un processus de recrutement ou encore de planifier des actions de marketing.

En fait, il est tout à fait possible de moduler son espace Monday.com en fonction de ses besoins d’entreprise. La flexibilité de l’outil le rend alors très modulable et adaptable.

Wrike

Wrike est enfin le dernier logiciel de gestion de projet représenté dans cet article. Il est utilisé dans des secteurs professionnels variés.

Il apporte des réponses concrètes aux besoins des gestionnaires de projet. Il intègre aussi un système de révision, d’intégration et de gestion des ressources images, documents et vidéos en partage. Vous pouvez aussi créer des diagrammes de Gantt avec Wrike.

Les outils collaboratifs de création et design

Les professions techniques et créatives comme celles du design disposent d’outils collaboratifs dédiés.

Ces outils donnent la possibilité de concevoir et de créer des maquettes produits en équipe. Ils permettent aussi de gérer des systèmes de versionning pour suivre toutes les mises à jour réalisées. Enfin, l’envoi de fichiers aux imprimeurs est facilité grâce à ce type d’outils.

InVision

InVision est un exemple d’outil de conception de maquettes interactives. Il est pratique pour une équipe qui souhaite produire des visuels et les retrouver tous au même endroit, sur une plateforme sécurisée.

Ainsi, les graphistes et designers peuvent créer des maquettes de sites web ou encore de produits via l’outil. Puis, il est simple de diffuser ce travail aux clients et aux autres membres de l’équipe via une adresse web qui est lisible sur un navigateur web.

Il est alors aisé de recueillir des retours sur une création pour qu’elle soit ensuite modifiée.

Figma

Figma est une autre référence dans le domaine. Figma favorise la conception des interfaces en équipe. À travers cet outil collaboratif, l’information et les idées peuvent facilement circuler entre les membres d’une entreprise.

Comme sur tout autre logiciel collaboratif de design, il est possible de créer des prototypes facilement et d’obtenir des réactions d’un public cible.

Chaque mise à jour d’une création est sauvegardée en temps réel et cela sécurise tous les travaux.

Les outils collaboratifs métiers du packaging

À ce jour, il existe des solutions collaboratives pour un grand nombre de métiers. Les professions du design packaging n’échappent pas à cette tendance.

Les outils collaboratifs, conçus pour améliorer le processus de création des packagings, sont de sérieux atouts en entreprise.

Voici quelques exemples d’outils collaboratifs pour réussir un projet Artworks :

Studio par Esko

Studio est un logiciel d’emballage en 3D professionnel pour faire gagner du temps aux équipes lors d’une création packaging.

Plusieurs fonctionnalités facilitent les actions des graphistes et designers :

  • Outils d’aides à l’impression ;
  • Nuancier Pantone intégré ;
  • Simulation virtuelle d’un produit en 3D.

Dalim

Dalim Software est également un logiciel collaboratif pour communiquer et collaborer efficacement dans les métiers de l’étiquetage et du packaging.

Ainsi, l’outil comprend une plateforme de gestion d’actifs numériques pour gérer tout le cycle de vie de la création packaging. On note aussi la fonctionnalité de contrôle des versions et de suivi des validations.

Enfin, Dalim intègre une partie pour suivre les performances d’un projet marketing (tableaux de gestion de suivi de KPI).

Loopz

Loopz est une solution collaborative SAAS qui optimise la gestion des supports promotionnels et des packagings. Chaque étape est facilitée, de la création à l’émission de BAT/BAG.

Loopz se distingue de ses concurrents car c’est un logiciel qui a été créé par des experts métiers du packaging cosmétiques et pharmaceutiques, pour tous les experts du packaging dans un cadre réglementaire important.

Loopz est enfin une solution développée pour un public francophone, contrairement à beaucoup d’outils collaboratifs actuellement sur le marché.

Ainsi, l’outil est configuré pour les spécificités de notre pays : prise en compte de la RGPD, connaissances réglementaires, etc. Le service client est lui aussi joignable facilement et en français.

outil de travail collaboratif

Le cas de Loopz : logiciel collaboratif dédié aux créateurs de packaging

Après cet article, vous avez envie de tester un outil collaboratif pour simplifier votre organisation dans le domaine de la création packaging ?

Loopz est une solution aujourd’hui complètement approuvée par de nombreux professionnels du packaging.

Loopz, c’est par exemple :

  • La création d’une médiathèque en ligne;
  • Une visualisation projet facilitée grâce au planning qui intègre des deadlines et un système d’alertes;
  • Une base de données réglementaire et légale pour aider vos équipes juridiques;
  • Un comparateur de versions ou de textes et EXE/BAG et un outil de suivi de traductions pour éviter les erreurs;
  • Un système de gestion des stocks et commandes;

 

Autant de fonctionnalités qui permettent aux entreprises d’améliorer de 50% leur time-to-market !

FAQ : Outils de travail collaboratifs

C’est quoi un outil de collaboration ?

 

Un outil de collaboration est un logiciel ou une interface numérique pour faciliter la collaboration au sein d’une entreprise ou avec des intervenants tiers.

L’exemple parfait d’un outil de collaboration est celui de la suite Google Drive avec Google Docs qui permet à des équipes de travailler ensemble, en même temps, sur un projet éditorial.

Nous abordons de nombreux autres exemples tout au long de cet article.

Pourquoi utiliser un outil collaboratif de travail ?

 

Le principal avantage des outils collaboratifs est le fait qu’ils facilitent la coordination et le travail entre collaborateurs.

Découvrez l’ensemble des avantages des outils collaboratifs dans la partie 1 de cet article.

Quel logiciel collaboratif pour la création de packagings ?

 

Le domaine de la création packaging dispose d’outils collaboratifs très puissants pour simplifier tout projet Artworks.

Parmi les meilleures solutions : Studio, Dalim ou Loopz sont par exemple des acteurs importants. Nous vous les présentons dans la dernière partie de cet article (paragraphe “Les outils collaboratifs métiers du packaging”).