Comment piloter la performance de vos projets artworks ?

Piloter la performance : de quoi parle-t-on ?

Lorsque l’on parle du pilotage de la performance d’une entreprise, on s’intéresse à sa capacité à atteindre les résultats fixés de la façon la plus efficiente possible. Il s’agit d’un cap, et d’un plan d’actions à suivre utile dans la prise de décision.

Concrètement, la performance peut être de plusieurs ordres :

• Économique;
• Financière;
• Opérationnelle.

Pour ce faire, l’entreprise met en place des outils de mesure et de contrôle pour s’assurer que la performance va dans le bon sens. S’intéresser à la performance d’entreprise permet de se projeter dans le futur et de prendre des décisions en conséquence.

La performance doit aussi s’intéresser au passé de l’entreprise et à sa situation actuelle, en temps réel. On peut alors mesurer l’évolution de l’entreprise : ce qui a bien fonctionné et ce qui doit être amélioré.

Concrètement, le pilotage de la performance se fait à partir de données chiffrées : volumes des ventes, indices de productivité, temps de travail, niveau de satisfaction des clients, évolution du portefeuille… En somme, il s’agit de tous les indicateurs de performance les plus pertinents pour une entreprise donnée. Le tout est analysé et compilé dans des tableaux de bord de suivi.

Différentes personnes sont donc mobilisées pour construire des outils de pilotage de la performance : les ressources humaines, la qualité, le contrôleur de gestion, directrice ou directeur financier, ou encore la direction.

Mesure de la performance des projets Artworks

Piloter la performance de projets Artworks revient donc à suivre et décrypter la production de packaging de A à Z. La mise en place d’un tel système de suivi a plusieurs buts :

1- Faire un état des lieux de la création des packagings au sein d’une organisation;

2- Mettre en place des objectifs stratégiques pour améliorer ou mieux optimiser les projets Artworks dans le futur.

Ainsi, les équipes qui travaillent sur la création packaging vont devoir analyser les indicateurs clés de performance. Ils vont être utiles pour identifier d’éventuels axes d’améliorations pour une meilleure efficience.

Sur les projets Artworks, de nombreux KPI (indicateurs clés de performance) peuvent être suivis. Ils concernent le temps à passer sur la production, les produits et différentes gammes, les équipes qui travaillent sur les projets ou encore les erreurs que l’on rencontre au cours de la production.

Voici quelques exemples d’indicateurs à suivre à différents niveaux opérationnels lorsque l’on s’intéresse au pilotage de la performance de projets packaging :

• Nombre de versions avant validation du packaging;
• Nombre d’Artworks sur une période donnée pour une marque ou une gamme;
• Nombre de dossiers traités sur un temps précis;
• Quel temps passé sur une étape de la production ou sur chacune des étapes;
• Peut-on observer un service ou une étape qui ne respecte pas les délais imposés;
• Quelles tâches sont sous-traitées à des prestataires externes et quel est le degré de réussite de celles-ci;
• Nombre de fois où une date de rendu annoncée est décalée;
• Quel temps à passer entre l’ouverture d’un dossier et sa clôture;
• Combien de types de workflows différents sont nécessaires pour une gamme de produits;
• Combien faut-il prévoir de gabarits par projet;
• Quels produits consomment le plus de ressources temps dans l’entreprise;
• Nombre d’erreurs par prestataire;
• Taux de satisfaction client sur une nouvelle gamme;
• Quelles sont les phases durant lesquelles le plus d’erreurs surviennent…

Bénéfices du pilotage performance des packagings cosmétiques et pharmaceutiques

Ainsi, dans l’industrie des packagings cosmétiques et pharmaceutiques, le pilotage de la performance est utile dans une démarche d’amélioration continue.

On remarque que les entreprises qui commencent à suivre les indicateurs clés en tirent des bénéfices assez rapidement.

D’abord, cela permet de rebooster les équipes grâce à leur implication dans ce suivi. Elles peuvent exprimer leurs points de vue et leurs suggestions pour l’amélioration des processus de production. Pour cela, des entretiens individuels ou en groupe peuvent être organisés.

In fine, le pilotage de la performance a pour conséquence l’évolution des pratiques au travail grâce à la création de rapports et de tableaux de suivi.

Rapidement, on cherche à réduire les erreurs de production et à accélérer le time-to-market pour tous les produits.

L’importance de la gestion de projet

Dans les projets d’Artworks, il est important d’avoir une vision claire des différentes étapes du projet. Notamment car la création de packaging implique le travail de nombreux acteurs.

Il n’est pas rare non plus pour une entreprise de cosmétiques ou de produits pharmaceutiques de sous-traiter certaines étapes de la production. Là aussi, cela nécessite une gestion de projet structurée et cohérente avec des dates butoirs à respecter.

Le pilotage de la performance va donc s’intéresser à chacune de ces étapes de création : combien de temps durent-elles ? Qui impliquent-elles ? Sont-elles sources d’erreurs ? Comment mieux améliorer la communication à la fin de chacune de ces étapes ? Les plannings sont-ils suivis ou les délais sont-ils parfois non tenus ?

De même, il faut avoir une vision claire des stocks pour la bonne réussite du projet.

Des rôles bien définis entre chaque acteur

Réussir un projet de design packaging passe par une bonne collaboration entre les équipes impliquées. Ainsi, les équipes Marketing, Produit, Juridique, Recherche & Développement, etc, doivent pouvoir collaborer efficacement.
Avant cela, chaque équipe projet doit d’abord avoir accès aux informations dont elle a besoin pour réussir sa mission.

Puis, dès lors que les premières versions des projets Artworks voient le jour, les collaborateurs doivent pouvoir donner leur validation ou leurs retours aisément sans que cela ne perturbe la gestion du projet.

Ainsi, le pilotage des projets Artworks doit s’intéresser aux indicateurs temps (time-to-market, suivi des délais, etc) et aux personnes (nombre de ressources mobilisées sur un projet, nombre de prestataires externes, pourcentage de réussite des collaborations, etc).

Il existe différentes solutions logicielles pour le contrôle de gestion et pilotage de la performance spécialisés projets Artworks. En voici un aperçu. ⤵️

Manage Artworks

Manage Artworks est une solution qui s’adresse aux marques du retail et du secteur pharmaceutique. Elle accompagne les entreprises dans la gestion du cycle de vie des produits et packaging.

Pour piloter la performance, cette solution facilite la collaboration des équipes internes et externes. Elle permet le contrôle et le respect de la conformité réglementaire et de gérer facilement les données packaging.

Loftware

Loftware, Inc., est un logiciel qui s’adresse aux entreprises qui ont un besoin d’étiquetage de leurs produits. Parmi les fonctionnalités proposées, Loftware permet de créer des étiquettes code-barres, des documents et des balises RFID.

Pour faciliter le pilotage de la performance des projets Artworks, on peut saluer l’outil de gestion de l’inventaire ou encore l’outil de planification.

Esko

L’entreprise Esko édite un logiciel pour créer un packaging pour les produits emballés. L’objectif de la marque est de faciliter la gestion des emballages et contenus marketing pour les entreprises pharmaceutiques et du secteur des biens de grande consommation.
Parmi les fonctionnalités intéressantes proposées, on peut remarquer la présence d’outils d’aide à l’impression des packagings afin d’éviter les éventuelles déformations et ou erreurs.

ES by Dalim

Dalim Software édite un logiciel populaire nommé ES. Il réunit les personnes impliquées sur un projet Artwork et les données nécessaires à son traitement afin de faciliter la collaboration.

Plusieurs options sont intéressantes lorsque l’on recherche l’amélioration continue : gestion des versions, gestion des tâches ou encore gestion des flux de travail.

Loopz

Loopz est la seule solution d’Artwork Management qui a été imaginée par des experts de la chaîne graphique et du packaging. Ainsi, la solution est entièrement imaginée pour répondre aux problématiques des entreprises qui doivent créer leurs emballages.

Loopz centralise la gestion de tous les supports physiques ou digitaux, de la création au BAT/BAG. Les entreprises qui utilisent cette solution constatent une amélioration du time-to-market de 50%.

✅ Les avantages de la solution Loopz :
● Des KPI personnalisables sur tous les projets et Artworks pour un vrai suivi personnalisé de la performance;
● Le comptage automatique des allers-retours sur chaque projet et des indicateurs clés (retours imprimeurs, etc);
● Suivi des budgets;
● Suivi des timings de développement et retards éventuels;
● Module de visualisation de l’avancée des projets dans le temps;
● Module de visualisation de KPI en ligne;
● Export des données pour suivi BI.