Tout ce qu’il faut savoir sur l’AMS et ses performances

AMS (Artwork Management system) : de quoi parle-t-on ?

L’expression AMS pour Artwork Management System, désigne un logiciel de management et de gestion des documents d’exécution packaging et des assets associés.

Concrètement, la création d’un emballage ou d’un packaging en entreprise implique de nombreuses actions. Il faut gérer les illustrations, les textes, la matière choisie pour l’impression, la forme des étiquettes, les dimensions, les traductions pour les pays étrangers, etc… Un AMS sert justement à rendre les étapes de création et de production d’un packaging plus simples via un logiciel.

Ainsi, la gestion des artworks se fait sans processus de validation manuelle. Ici, tout est centralisé et digitalisé grâce à un AMS performant spécialement conçu pour les problématiques de conception d’emballage.

Loopz est un exemple d’AMS imaginé pour les secteurs de la pharmacie et de la cosmétique. La gestion du cycle de vie des projets Artworks se fait via ce logiciel qui fonctionne avec l’accès à Internet.

L’outil connecte toutes les personnes qui interviennent sur le processus de création et de validation. Par exemple en interne les équipes marketing, juridiques ou commerciales. Mais également les partenaires externes : imprimeurs, partenaires prépresse, agences de création, etc.

AMS : pour qui ?

Les AMS sont des outils puissants pour toute entreprise qui a besoin de développer des packagings et des artworks pour ses produits.

Ainsi, l’utilisation d’un AMS est vivement recommandée dans les cas suivants :

• Pour une entreprise avec de nombreux employés, partenaires (agences de communication, prestataires, imprimeurs etc), ou clients et qui doit gérer les échanges entre tous ces interlocuteurs ;
• Pour les entreprises qui ont besoin d’améliorer le time-to-market de leurs produits : l’AMS est un bon moyen de générer un meilleur time-to-market de 50% ! ;
• Pour les secteurs où la législation nécessite une mise à jour réglementaire perpétuelle : par exemple en cosmétiques ou dans le domaine pharmaceutique ;
• Pour les acteurs qui travaillent sur un emballage et qui font face à des contraintes lourdes de mise à jour. Par exemple : mise à jour de traduction pour les filiales.

Le rôle de l’AMS pour la conception packaging

Les entreprises des secteurs des cosmétiques ou pharmaceutiques sont l’exemple parfait de structures qui ont besoin d’un AMS. Leurs contraintes réglementaires et budgétaires à chaque sortie de nouveaux produits sont lourdes à suivre.

Pour les aider, l’AMS est un outil pour suivre de A à Z la validation des artworks. Les Artwork management system embarquent différentes fonctionnalités essentielles qui vont permettre :

• De réduire les erreurs sur les emballages ;
• De gagner du temps au moment de concevoir les projets Artworks ;
• Une meilleure collaboration entre les intervenants ;
• De mettre en place des produits en adéquation avec les contraintes réglementaires.

La centralisation d’assets via un système de bibliothèque / arborescence

Pour mener à bien un projet de conception d’emballage, les outils AMS intègrent une bibliothèque des données numériques. Ces bibliothèques ou arborescences contiennent toutes les informations nécessaires à la création et à la production d’emballages : illustrations, plans, verbatims, traductions, planches colorimétriques, etc.

Généralement, le stockage de ces données des entreprises se fait sur une solution dématérialisée. Ainsi, il est possible d’accéder à la bibliothèque de partout, tant qu’il y a un accès à Internet. Les fichiers sont stockés en toute sécurité et cela facilite leur accès à toutes les parties prenantes du projet.

La modélisation d’un ou plusieurs workflows de validation

Chaque nouveau produit lancé sur le marché fait l’objet de différents processus de validation. Grâce à un AMS, il est possible de définir des séquences et des workflows de validation pour tout emballage de produit.

Il est possible de créer des workflows personnalisés en ajoutant les modalités de validation et de contrôle de suivi. On peut par exemple créer des workflows complètement différents et les gérer en parallèle : filiale/partenaire, usine/sous-traitant, etc.
Cette fonctionnalité est un atout considérable pour toutes les équipes : elles peuvent avoir une vue d’ensemble du processus. Elles sont aussi capables d’identifier rapidement leurs priorités et les points qui vont nécessiter toute leur attention.

L’intégration des partenaires externes, imprimeurs et agences

Un projet Artwork fait intervenir un grand nombre d’acteurs : les équipes internes et éventuelles filiales, les partenaires diverses (agences, fournisseurs, sous-traitants, imprimeurs…).

Il est possible d’intégrer chacun de ces acteurs dans les workflows d’un projet en définissant des rôles.

La collaboration et feedbacks sur assets

Plusieurs équipes collaborent sur un projet d’emballage de produit : marketing, juridique, commercial, finance. Les outils d’AMS facilitent la prise en compte des retours de chaque personne :

• Dépôts de commentaires ;
• Mises à jour des versions automatique et dynamique ;
• Circuit de validation et envoi de notifications.

Ces fonctionnalités permettent notamment d’éviter les changements de dernière minute qui peuvent remettre en cause de nombreuses heures de travail. Grâce aux commentaires en temps réel, chacun peut commenter au moment où il le doit en fonction du workflow défini.

La relecture et comparaison des assets

L’étape de la relecture d’un emballage est très fastidieuse et demande une grande minutie. Plus qu’une erreur de texte, on cherche aussi à limiter les problèmes de couleur, de police ou d’espacement.

L’AMS offre des options très intéressantes pour vérifier un emballage avant la mise en production. Par exemple : un comparateur de versions, de textes et EXE/BAG ou encore un comparateur de couleurs.

Ces outils vont au-delà d’une vérification manuelle afin de limiter le risque d’erreurs.

La validation et signatures électroniques simplifiées

Perdre une heure, deux heures, pire : une journée pour attendre une signature. C’est une situation qui n’est plus envisageable aujourd’hui à l’heure de la digitalisation des entreprises. Là aussi, l’AMS simplifie cette étape !

La fonctionnalité de signature électronique SSO facilite la validation des étapes : en quelques clics simplement, la signature est apposée, validée et conforme juridiquement. L’objectif ? Éviter de perdre du temps sur ce type d’action chronophage.

La gestion du process CREA/EXE/BAT/BAG

Le processus de création et de production de packagings nécessite la création de plusieurs fichiers et dossiers. On commence par les fichiers crea, exe, puis avec le BAT et enfin le BAG.

Le suivi des versions via un logiciel permet d’accéder aux historiques de chacun de ces fichiers. Chaque itération et chaque avancée vers la mise en production de l’emballage se font de façon la plus fluide possible.

La connexion aux outils et BDD existants

Un AMS classique offre enfin la possibilité à chaque entreprise de se connecter à ses outils de travail habituels.

Par exemple, il est possible de réaliser des imports/exports de données depuis/vers des système de gestion type ERP via des API. On peut également connecter son AMS à des logiciels de DAM/PIM et autres bases de données pour enrichir les artworks automatiquement.

Vous recherchez un AMS français, conforme à la réglementation européenne et internationale ? Loopz est une solution incroyablement simple à configurer et à déployer dans une organisation.

Grâce à la modélisation de vos workflows, chaque intervenant travaille en même temps, tout en respectant les délais et les échéances. Demandez votre démonstration : nous avons déjà 10 ans d’expérience avec des clients référence (L’Oréal, Biocodex …) !